Der Fall gegen Excel

Die allgegenwärtigen Spreadsheets von Microsoft, Excel, ist ein immer leichtes Ziel für RPA-Roboter. Die in den Tabellenkalkulationen enthaltenen Daten sind in der Regel gut strukturiert und die Dateien sind leicht zugänglich. Zum Öffnen sind in der Regel keine besonderen Berechtigungen, außer vielleicht einem Passwort, erforderlich. Spreadsheets erledigen in der Regel die Arbeit, für die die Roboter gebaut wurden – d.h. solche Arbeiten, bei denen ein Unternehmenssystem nicht alles tut, was es tun sollte. Aus diesem Grund erstellt jemand eine Tabellenkalkulation, welche exportierte Daten verwendet, um einige Berechnungen durchzuführen, um diese dann wieder in die ursprüngliche oder auch in eine andere Anwendung zu importieren.

Primetime für die Software Roboter, das ist die optimale Grundlage für die Automatisierung mit RPA.

Aber überraschenderweise wird Excel in Organisationen immer noch eingesetzt, als sei es das Beste, was es gibt. Die Dominanz von Excel in der Geschäftswelt wurde erst kürzlich wieder demonstriert, als Wissenschaftler, menschliche Gene umbenennen mussten, weil die Software sie fälschlicherweise als Datum interpretiert hatte. (z.B. bei der Abkürzung für das Gen “Membrane Associated Ring-CH-Type Finger 1”, in kurz MARCH1, hat Excel das automatisch in den “1. März” umwandelt). Natürlich ist das Spreadsheet eine schnelle Lösung auf einige maßgeschneiderte und wahrscheinlich einmalige Rechenaufgaben. Der Grad der Abhängigkeit von Excel, gerade bei geschäftskritischen Prozessen in den Unternehmen, kann doch sehr beunruhigend sein.

Diese Besorgnis wurde kürzlich in England deutlich, als die “Public Health England” (zuständig für das Gesundheitsmanagement und das Zusammenstellen der Covid-19 Statistiken) der britischen Regierung zugab, dass sie die Zahl der Coronavirus-Fälle in einer bestimmten Woche versehentlich um 15.841 zu niedrig gemeldet hatte. Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, wurde der Fehler durch die falsche Verwendung von Excel verursacht.

Für diejenigen unter Ihnen, die sich dafür interessieren (dies ist immerhin ein Tech-Blog), der Fehler entstand, weil die “Public Health England” den Import von “CSV-Dateien” verpfuschte, welche sie von kommerziellen Firmen erhalten hatten, die mit der Analyse von Abstrichproben beauftragt waren, um herauszufinden, wer das Virus hat.

PHE benutzten eine Version von Excel aus dem Jahr 2007, was bedeutete, dass jeder Import auf etwa 65.000 Datenzeilen beschränkt war (die neueste Version von Excel kann etwa 1 Million Zeilen verarbeiten). Jedes Testergebnis deckte eine Anzahl von Datenzeilen ab, sodass maximal 1.400 Ergebnisse gleichzeitig importiert wurden. Jede weitere Datenzeile fiel einfach ab und ging verloren. Jedes verlorene Testergebnis bedeutete, dass Personen nicht identifiziert worden sind und dadurch nicht zurückverfolgt werden konnten.

Natürlich wäre es ganz einfach gewesen, diesen Prozess mit RPA zu automatisieren und genau dasselbe Ergebnis zu erhalten. Aber ein guter RPA-Entwickler hätte automatische Prüfungen eingebaut, um sicherzustellen, dass alle Daten jedes Mal importiert wurden. Ein noch besseres Ergebnis wäre es aber gewesen, die Daten mit Hilfe von RPA direkt aus den Systemen der Auftragnehmer und direkt in das System von PHE zu exportieren, ohne dass es überhaupt eine Tabellenkalkulation hätte berühren müssen. Auf diese Weise hätte es keine Beschränkungen der Datenmengen gegeben, es hätten viele Kontrollen eingebaut werden können und es hätte überhaupt keinen Raum für menschliche Fehler gegeben.

Die Lektion für all dies ist, dass es überall dort, wo Sie eine in einem Geschäftsprozess verwendete Spreadsheets sehen, es wahrscheinlich einen Anwendungsfall für RPA gibt. Gute RPA-Entwickler werden dafür sorgen, dass die Roboter die Arbeit schneller und präziser erledigen und dabei große Fehler, wie sie bei PHE aufgetreten sind, vermeiden.

Es gibt jedoch immer eine Ausnahme, die die Regel bestätigt, und das oben Gesagte sollte nicht als pauschale Richtlinie verwendet werden. Wir haben gedacht, Ihnen ein Beispiel dafür geben, wo eine Spreadsheet einige überraschende Dinge tun kann – in diesem Fall zur Verwendung als Trommelmaschine. Dylan Tallchief nutzte die Ähnlichkeiten zwischen der Struktur eines Spreadsheet mit einem MIDI-Sequenzer, um seinen Beat-Maker zu kreieren. Sie können sich hier ein Video davon ansehen und hier eine Kopie der Tabelle herunterladen.

Aber in der Zwischenzeit viel Spaß bei der Tabellenkalkulation…

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