Ein Unternehmen mit einer fast 150-jährigen Geschichte hat sich zu einer globalen Organisation mit Niederlassungen rund um den Globus entwickelt. Es ist vor allem für seine Küchen- und Badprodukte bekannt und verfügt zudem über ein vielfältiges Produktportfolio, das von der Herstellung von Generatoren bis hin zu Möbeln reicht.

Wie bei vielen multinationalen Unternehmen sind die Gewährleistung kontinuierlicher betrieblicher Effizienz und die Steigerung der Produktivität im gesamten Front- und Back-Office-Bereich Kernbestandteile einer Unternehmensstrategie, um wettbewerbsfähig zu bleiben und organisches Wachstum zu erzielen. Um diese Strategie zu verwirklichen, erkannte unser Kunde den Wert der Integration von Intelligent Automation in seine bestehenden Geschäftsprozesse. Unser Kunde schloss sich mit uns zusammen, um bei der Definition einer Vision für die Automatisierung und die Operationalisierung von Aktivitäten Unterstützung zu bekommen:

1. Aufzeigen des Automatisierungspotentials

Es ist zwar bekannt, dass ein hoher Anteil von Geschäftsprozessen bis zu einem gewissen Grad automatisierbar ist, doch oft sind die für die Automatisierung vorgeschlagenen Prozesse nicht immer die besten Kandidaten – entweder aufgrund der Rentabilität der Investition, der geschäftlichen Auswirkungen oder der Generierung einer überzeugenden Story. Die Auswahl der falschen Prozesse kann mehrere Probleme verursachen:

• Sunk costs: Versuche, Prozesse zu automatisieren, die entweder nicht für eine Automatisierung geeignet oder in ihrem derzeitigen Zustand zu komplex sind, können zu Sunk Costs führen, die auf längere Zeitspannen und einen instabilen Prozess in der Produktion zurückzuführen sind.
• Schlechter ROI: Ein mangelndes Verständnis des Business Case für die einzelnen Prozesse kann zu einer falschen Priorisierung von Prozessen führen, um diese zu automatisieren und einen niedrigen ROI zu erzielen.
• Mangelndes Vertrauen: Ohne eine starke Veranschaulichung sowohl des Business Case als auch des greifbaren Ergebnisses der Automatisierung ist es schwierig, die Investitionen zu rechtfertigen, die erforderlich sind, um den Wert wirklich zu erreichen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, führte Roboyo als ersten Schritt auf dem Weg zur Automatisierung ein globales Rapid Assessment von über 1.000 Prozessen und Teilprozessen in sieben Geschäftsbereichen durch. Ziel der Bewertung war es, die besten Kandidaten für die Automatisierung zu identifizieren, einen kostenneutralen Business Case zu erstellen und die für den Beginn der Automatisierung erforderlichen Investitionen in Gang zu setzen.

2. Entwicklung eines Portfolios automatisierbarer Prozesse

Oft wird die Prozessautomatisierung als eine einfache Möglichkeit abgestempelt, schnell Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen zu erzielen, und wir alle kennen den Satz “jeder kann automatisieren”.

Obwohl dies technisch gesehen wahr ist und es einen Aufwärtstrend bei der Zahl der Citizen Developer gibt, die RPA als Low-Code-Automatisierungslösung einsetzen, erfordert die effektive Entwicklung eines stabilen und nachhaltigen Prozesses ein praktisches Verständnis der End-to-End-Entwicklungsanforderungen – dies umfasst die Prozessdefinition, den Entwurf, die Entwicklung, den UAT, das Deployment usw.

Um dieser Herausforderung zu begegnen, unterstützte Roboyo das Unternehmen bei der Einführung einer Methodik, die sowohl die schnelle Entwicklung komplexer Prozesse durch Roboyo als Implementierungspartner als auch die Entwicklung interner Fähigkeiten durch das Roboyo Citizen Developer Programm ermöglicht.

3. Entwurf und Operationalisierung der Automatisierungsfunktion

Die Einrichtung einer ausreichenden Skalierbarkeit der Automatisierung innerhalb einer Organisation ist für viele Organisationen ein zentrales Thema – während man schätzt, dass 74% der Organisationen ihre RPA-Reise bis 2021 begonnen haben werden, können weniger als 5% dieser Organisationen weiterhin automatisierte Prozesse mit hoher Geschwindigkeit und über alle Geschäftsfunktionen hinweg entwickeln.

Um die Grundlage für eine weitere Skalierbarkeit zu schaffen, unterstützten wir unseren Kunden bei der Entwicklung einer Rolle für eine Person in einer zentralisierten Automatisierungsfunktion, welche das End-to-End-Servicemodell als Grundlage einer von der Basis ausgehenden Initiative übernimmt und verwaltet. Dazu gehörte die Übernahme der Verantwortung für die Geschäftsstrategie im Bereich der Automatisierung und die Gewährleistung, dass die Aktivitäten auf die Unternehmensstrategie abgestimmt sind, die Konzeption und Operationalisierung der richtigen Governance-Foren und -Prozesse und die Schaffung eines Toolkits, das es dem Unternehmen ermöglicht, bei der Ideenfindung und -entwicklung schnell voranzukommen.

Strategie

Die Strategie definiert das Gesamtziel und lenkt jede Aktivität auf ein abgestimmtes und gemeinsames Ziel.

End-to-End-Service & Delivery-Modell

Den Kern des Konzepts bildet das End-to-End-Service- und Delivery-Modell. Jede Phase wird durch eine definierte Methodik, Struktur, Werkzeuge und Mitarbeiter unterstützt.

Kultur – Dienstleistung – Governance – Infrastruktur

Die Grundvoraussetzung für jede Aktivität ist eine starke Governance, ein definiertes Service-Portfolio und Management, eine geeignete Infrastruktur und eine Kultur, die Innovationen vorantreibt.

Für die interne Durchführung des Modells haben wir dem Kunden ein schlankes Konzept empfohlen, das mit sechs engagierten und spezialisierten Ressourcen durchgesetzt werden konnte. Entscheidend für den Erfolg der Automatisierungs-Funktion ist unter anderem der Aufbau einer soliden Automatisierungs-Infrastruktur.  Dies ist wesentlich für die Skalierung des Bestands an automatisierbaren Möglichkeiten und die beschleunigte Durchführung nachfolgender Entwicklungszyklen. Es ist auch entscheidend, sicherzustellen, dass die IT-Abteilung ebenfalls in die Überlegungen zur Ableitung von Anforderungen und zur Förderung von Alignment und Support einbezogen wird.

Die Person mit Automationsfunktion oder das Center of Excellence wird auch die technische Leitung und Organisationsstruktur für die intelligente Automatisierung (kurz- bis mittelfristige Perspektive) schaffen, einschließlich des Entwurfs der richtigen Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der ausgewählten Automatisierungssoftware und der Eigentümerschaft des RACI, um die Vorbereitung und Lieferung der technischen Lösung voranzutreiben.

Sobald die Automatisierungsfunktion eingerichtet ist, steuert und regelt sie das gesamte Modell der Service-Delivery, vom Pipeline-Management und der Prozessidentifikation bis hin zur Entwicklung und Verwaltung im Betrieb. Die Person ist für die Automatisierung der Bereitstellungsmethodik zuständig und stellt die Werkzeuge und Vorlagen bereit, die erforderlich sind, um die Geschäftseinheiten mit den erforderlichen Mitteln für die Automatisierung auszustatten.